Regulamin pracy musi wprowadzić pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników, a przy 20-49 osobach wtedy, gdy wnioskuje o to zakładowa organizacja związkowa. Te same progi dotyczą regulaminu wynagradzania. Od 5 listopada 2026 r. firmy od 10 pracowników muszą też spisać zasady przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji.
W tym artykule
- Progi: kiedy regulamin jest obowiązkowy
- Firma bez regulaminu: obwieszczenie
- Co musi zawierać regulamin pracy
- Nowy obowiązek od 5 listopada 2026 r.
- Regulamin wynagradzania
- Zasady pracy zdalnej
- Jak wprowadzić regulamin krok po kroku
- Najczęstsze pytania
Progi: kiedy regulamin jest obowiązkowy
Progi wynikają z Kodeksu pracy: dla regulaminu pracy z art. 104, dla regulaminu wynagradzania z art. 772. W obu przypadkach regulamin nie jest potrzebny, jeśli te same sprawy reguluje układ zbiorowy pracy.
| Liczba pracowników | Regulamin pracy i regulamin wynagradzania | Zasady przeciw mobbingowi i dyskryminacji (od 5.11.2026) |
|---|---|---|
| do 9 | Dobrowolne | Nie ma obowiązku osobnego dokumentu |
| 10-19 | Dobrowolne | Obowiązkowe: w regulaminie pracy albo w osobnym regulaminie |
| 20-49 | Obowiązkowe na wniosek związku zawodowego | Obowiązkowe |
| 50 i więcej | Obowiązkowe | Obowiązkowe |
Regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Gdy związku nie ma albo nie udało się uzgodnić treści w ustalonym terminie, pracodawca ustala regulamin sam (art. 1042 Kodeksu pracy).
Firma bez regulaminu: obwieszczenie
Mniejsza firma bez regulaminu nie może pominąć spraw, które w większej trafiają do regulaminu. Systemy i rozkłady czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe ustala wtedy w obwieszczeniu (art. 150 § 1 Kodeksu pracy). W obwieszczeniu ustala się też między innymi zasady monitoringu (art. 222 § 6) i kontroli trzeźwości (art. 221c § 10), jeśli firma je stosuje.
Obwieszczenie jest krótsze od regulaminu, ale ma tę samą wagę: pracownik musi je znać przed dopuszczeniem do pracy, a potwierdzenie zapoznania trafia do części B akt osobowych.
Co musi zawierać regulamin pracy
Art. 1041 § 1 Kodeksu pracy wymienia, co regulamin powinien ustalać w szczególności:
- organizację pracy, wyposażenie w narzędzia, odzież i środki ochrony indywidualnej,
- systemy i rozkłady czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe,
- porę nocną,
- termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,
- wykazy prac wzbronionych młodocianym oraz kobietom,
- obowiązki dotyczące BHP i ochrony przeciwpożarowej, w tym sposób informowania o ryzyku zawodowym,
- sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności.
Regulamin musi też informować o karach porządkowych (art. 1041 § 2). Dane z regulaminu, na przykład pora nocna czy okres rozliczeniowy, przekładają się bezpośrednio na ewidencję czasu pracy i listę płac.
Nowy obowiązek od 5 listopada 2026 r.
Ustawa z 19 czerwca 2026 r. o zmianie Kodeksu pracy (Dz.U. 2026 poz. 1046) wchodzi w życie 5 listopada 2026 r. Pracodawca zatrudniający co najmniej 10 pracowników musi ustalić reguły, procedury i częstotliwość działań w obszarach przeciwdziałania naruszaniu godności i dóbr osobistych pracowników, nierównemu traktowaniu, dyskryminacji i mobbingowi (art. 943a Kodeksu pracy).
Te zasady można zapisać w regulaminie pracy albo w osobnym regulaminie. Na dostosowanie regulaminu pracy lub wydanie osobnego dokumentu ustawa daje 6 miesięcy od wejścia w życie (art. 4 ustawy), czyli do 5 maja 2027 r. Osobny regulamin uzgadnia się z zakładową organizacją związkową, jeśli działa w firmie.
Regulamin wynagradzania
Regulamin wynagradzania ustala warunki płacy i może określać inne świadczenia związane z pracą (art. 772 § 2). Obowiązuje przy tych samych progach co regulamin pracy. Ustala go pracodawca, a jeśli działa związek zawodowy, uzgadnia z nim treść (art. 772 § 4). Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od podania go do wiadomości pracowników (art. 772 § 6).
W regulaminie wynagradzania firma zapisuje też, czy tworzy fundusz socjalny i w jakiej wysokości. Zasady tego funduszu opisujemy w artykule ZFŚS: od ilu pracowników jest obowiązkowy.
Zasady pracy zdalnej
Zasady pracy zdalnej ustala się w porozumieniu ze związkiem zawodowym, a gdy związku nie ma, w regulaminie wydanym po konsultacji z przedstawicielami pracowników (art. 6720 Kodeksu pracy). Jeśli takiego dokumentu nie ma, praca zdalna jest nadal możliwa, ale zasady trzeba określić indywidualnie, w poleceniu pracy zdalnej albo w porozumieniu z pracownikiem.
Jak wprowadzić regulamin krok po kroku
- Sprawdź liczbę pracowników i to, czy działa u Ciebie związek zawodowy.
- Przygotuj treść obejmującą wszystkie punkty z art. 1041, dopasowane do rzeczywistej organizacji pracy.
- Uzgodnij treść ze związkiem, jeśli działa w firmie.
- Podaj regulamin do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w firmie. Wchodzi w życie po upływie 2 tygodni (art. 1043 § 1).
- Zbierz potwierdzenia zapoznania się z regulaminem i zapoznawaj z nim każdą nową osobę przed dopuszczeniem do pracy.
Regulaminy pracy i wynagradzania przygotowujemy w ramach usług dodatkowych, a w trudniejszych sprawach korzystamy z doradztwa z prawa pracy i współpracy z radcą prawnym. Inne dokumenty, o które pyta inspektor, opisujemy w artykule kontrola PIP: jak się przygotować.
Najczęstsze pytania
Od ilu pracowników regulamin pracy jest obowiązkowy?
Od 50 pracowników, chyba że te sprawy reguluje układ zbiorowy pracy. Przy 20-49 pracownikach regulamin jest obowiązkowy, jeśli wystąpi o to zakładowa organizacja związkowa, a w mniejszych firmach jest dobrowolny (art. 104 Kodeksu pracy).
Co ma zrobić firma, która nie musi mieć regulaminu pracy?
Ustalić w obwieszczeniu systemy i rozkłady czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe, a także zasady monitoringu lub kontroli trzeźwości, jeśli je stosuje. Pracownik musi znać te zasady przed dopuszczeniem do pracy.
Kiedy regulamin pracy wchodzi w życie?
Po upływie 2 tygodni od podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w firmie (art. 1043 § 1 Kodeksu pracy). Nowego pracownika zapoznaje się z regulaminem przed dopuszczeniem do pracy.
Co zmienia się w regulaminach od 5 listopada 2026 r.?
Firmy od 10 pracowników muszą ustalić zasady przeciwdziałania mobbingowi, dyskryminacji i naruszaniu godności pracowników, w regulaminie pracy albo w osobnym regulaminie. Na dostosowanie dokumentów jest 6 miesięcy od 5 listopada 2026 r.
Czy regulamin pracy trzeba uzgadniać z pracownikami?
Regulamin pracy uzgadnia się z zakładową organizacją związkową. Jeśli związku nie ma, pracodawca ustala regulamin samodzielnie. Inaczej jest przy regulaminie pracy zdalnej, który bez związku wymaga konsultacji z przedstawicielami pracowników.
Od ilu pracowników obowiązuje regulamin wynagradzania?
Od 50 pracowników nieobjętych układem zbiorowym pracy, a przy 20-49 na wniosek zakładowej organizacji związkowej (art. 772 Kodeksu pracy). Mniejsza firma może go wprowadzić dobrowolnie.
Czy praca zdalna wymaga regulaminu?
Nie zawsze. Zasady można ustalić w porozumieniu ze związkiem albo w regulaminie, a jeśli takiego dokumentu nie ma, określa się je w poleceniu pracy zdalnej lub w porozumieniu z konkretnym pracownikiem (art. 6720 Kodeksu pracy).
Chcesz sprawdzić, czy Twoje regulaminy są gotowe na zmiany? Jako biuro kadrowo-płacowe w Poznaniu przygotujemy lub zaktualizujemy dokumenty. Napisz do nas.