Akta osobowe pracownika: części A-E i okres przechowywania

Akta osobowe pracownika składają się z pięciu części: A (dokumenty z rekrutacji i badania lekarskie), B (nawiązanie i przebieg zatrudnienia), C (zakończenie pracy), D (kary porządkowe) i E (kontrola trzeźwości). Pracodawca prowadzi je osobno dla każdego pracownika. Dla zatrudnionych od 2019 r. przechowuje je przez okres zatrudnienia i 10 lat.

W tym artykule

• Pięć części akt osobowych w skrócie
• Część A i B: od rekrutacji do aneksów
• Części C, D i E: koniec pracy, kary, trzeźwość
• Ile lat przechowywać akta osobowe
• Akta elektroniczne (e-teczka)
• Odbiór i zniszczenie akt po latach
• Najczęstsze braki w aktach
• Najczęstsze pytania

Pięć części akt osobowych w skrócie

Podział akt reguluje rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 474, § 3). Każda część ma swoje przeznaczenie, a dokumenty w niej układa się chronologicznie i numeruje.

Część	Co zawiera	Przykłady dokumentów
A	Dokumenty zgromadzone przy ubieganiu się o pracę oraz badania lekarskie	Dane kandydata zebrane przy rekrutacji, skierowania i orzeczenia z badań wstępnych, okresowych i kontrolnych
B	Nawiązanie stosunku pracy i przebieg zatrudnienia	Umowa o pracę, zakres czynności, potwierdzenie zapoznania z regulaminem pracy i zasadami BHP, dokument o szkoleniu BHP
C	Rozwiązanie albo wygaśnięcie stosunku pracy	Wypowiedzenie lub porozumienie, kopia świadectwa pracy, wnioski o jego sprostowanie
D	Odpowiedzialność porządkowa i inna z zatarciem kary	Odpis zawiadomienia o ukaraniu karą porządkową
E	Kontrola trzeźwości i obecności środków działających podobnie do alkoholu	Informacje o kontroli przeprowadzonej przez pracodawcę lub przez policję

Część A i B: od rekrutacji do aneksów

W części A są dokumenty kandydata, które pracodawca zgromadził w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania i orzeczenia lekarskie. To dlatego orzeczenie z badań okresowych, wystawione po kilku latach pracy, nadal trafia do części A.

Część B jest najgrubsza. Zawiera umowę o pracę (a gdy nie zawarto jej na piśmie, potwierdzenie ustaleń co do jej rodzaju i warunków), zakres czynności, potwierdzenia zapoznania z regulaminem pracy i zasadami BHP, dokumenty o ukończeniu szkolenia BHP, oświadczenia o zmianie warunków pracy lub płacy oraz dokumenty o urlopach związanych z rodzicielstwem.

Części C, D i E: koniec pracy, kary, trzeźwość

Część C zbiera dokumenty związane z zakończeniem zatrudnienia: oświadczenia o rozwiązaniu umowy, kopię wydanego świadectwa pracy i wnioski o jego sprostowanie lub uzupełnienie. Termin i zasady wydania świadectwa opisujemy osobno w artykule świadectwo pracy: termin wydania i najczęstsze błędy.

W części D jest odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty o odpowiedzialności, przy której kara ulega zatarciu. Po zatarciu kary dokument się usuwa.

Część E dotyczy kontroli trzeźwości. Informacje o wyniku badania wskazującym na stan po użyciu alkoholu lub nietrzeźwości pracodawca przechowuje w aktach nie dłużej niż rok od ich zebrania. Okres się wydłuża, gdy zastosowano karę porządkową (do jej zatarcia) albo gdy informacje są dowodem w postępowaniu. Potem podlegają usunięciu (art. 22^1c § 6-9 Kodeksu pracy).

Ile lat przechowywać akta osobowe

Okres zależy od daty zatrudnienia pracownika.

• Zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.: przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy się zakończył (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy).
• Zatrudnieni w latach 1999-2018: co do zasady 50 lat. Pracodawca może skrócić ten okres do 10 lat, jeśli złoży do ZUS raporty informacyjne ZUS RIA.
• Zatrudnieni przed 1999 r.: 50 lat od zakończenia pracy.

Gdy pracownik wraca do tej samej firmy w okresie przechowywania, pracodawca kontynuuje dotychczasową dokumentację, a okres liczy się od końca roku, w którym zakończył się ostatni stosunek pracy (art. 94⁵ Kodeksu pracy).

Akta elektroniczne (e-teczka)

Akta można prowadzić i przechowywać w postaci papierowej albo elektronicznej (art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy), a postać wolno zmienić. Przejście z papieru na postać elektroniczną wymaga sporządzenia odwzorowania cyfrowego, na przykład skanu, i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (art. 94⁸ Kodeksu pracy).

Sam skan bez kwalifikowanego podpisu nie jest elektroniczną dokumentacją w rozumieniu przepisów. Przed zmianą postaci akt warto więc sprawdzić, czy firma ma właściwy podpis i system, który przechowa pliki zgodnie z wymogami.

Odbiór i zniszczenie akt po latach

Razem ze świadectwem pracy pracodawca wydaje informację o okresie przechowywania dokumentacji, o możliwości jej odbioru do końca miesiąca następującego po upływie tego okresu i o zniszczeniu dokumentacji, jeśli nikt jej nie odbierze (art. 94⁶ Kodeksu pracy). Nieodebrane akta niszczy się w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści, w ciągu 12 miesięcy (art. 94⁷).

Najczęstsze braki w aktach

1. Brak informacji o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 Kodeksu pracy) albo jej nieaktualna wersja po zmianie umowy.
2. Przeterminowane orzeczenia z badań okresowych.
3. Brak zaświadczeń o szkoleniach BHP.
4. Dokumenty wpięte do złej części albo bez numeracji i spisu.
5. Odpisy kar porządkowych pozostawione po zatarciu kary.

Nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, nieprzechowywanie jej przez wymagany okres i trzymanie jej w warunkach grożących zniszczeniem to wykroczenia zagrożone grzywną od 2 000 do 60 000 zł (art. 281 § 1 pkt 6-7 Kodeksu pracy, stawki od 8 lipca 2026 r.).

Stan teczek najszybciej sprawdza audyt kadrowy, który daje listę braków do uzupełnienia. Bieżące prowadzenie akt obejmują nasze usługi kadrowe; resztę obowiązków pracodawcy opisujemy w przewodniku obsługa kadrowo-płacowa: co to jest i co obejmuje.

Najczęstsze pytania

Chcesz uporządkować teczki pracowników? Prowadzimy kadry i płace w Poznaniu i zaczynamy od przeglądu akt. Napisz do nas, ustalimy zakres.

Wróć do bloga